CURSO BÁSICO DE MICROSOFT ACCESS
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Access es un programa de base de datos poderoso y relativamente fácil de usar, diseñado para ser usado en el entorno de un ordenador personal. Su propósito principal es proveer de un sistema eficiente de almacenaje de grandes cantidades de datos donde una pieza de información puede ser fácilmente encontrada.
Además de ser un sistema de almacenaje y recuperación de datos, Access incluye diferentes opciones para la manipulación de la información que está almacenada. Usando el programa, puede, por ejemplo:
� Ordenar y arreglar la información. � Extraer y trabajar con partes de la información. � Diseñar formularios personalizados para introducir y ver la información. � Crear sofisticados informes para presentar la información.
La ventana de la Aplicación Access incluye los siguientes elementos:
Barra de Título Muestra el nombre del programa, Microsoft Access.
Barra de Menú Muestra los comandos principales del programa. Las opciones disponibles dependen del objeto en el cual esté trabajando así como la tarea que realice. (Los objetos se definirán posteriormente en esta sección)
Barra de Herramientas Muestra varios botones para realizar las operaciones más comunes de Access. Cuando sitúe el puntero del ratón sobre cualquiera de estos botones, el nombre del botón aparecerá al lado del puntero. Access incluye diferentes Barras de Herramientas. La Barra de Herramientas que aparece depende del objeto con el cual este trabajando así como de la tarea que esté realizando. En algunos casos, dos o más Barras de Herramientas pueden aparecer a la vez.
Escritorio Este área, la cual ocupa la mayor parte de la pantalla, se usa para mostrar su trabajo. En el escritorio aparece ahora el cuadro de diálogo de Inicio de Access.
Barra de Estado Muestra información útil mientras usa el programa (por ejemplo, la vista actual). El indicador "Preparado" que aparece a la izquierda de la Barra de Estado, le indica que el programa está preparado para recibir órdenes.
Una base de datos de Access, tal como se ha mencionado antes, está formada por diferentes objetos. Estos objetos pueden ser:
Tablas Contienen la información de la base de datos, en formato tabular (columna / fila), tal como se ha descrito en la página anterior.
Formularios Se usan para ver la información de una tabla, un registro cada vez.
Consultas Son preguntas sobre la información de una tabla, que suelen ser usadas para extraer información específica de la tabla.
Informes Son distribuciones personalizadas usadas para imprimir la información de una tabla.
Macros Le permiten automatizar tareas repetitivas, como introducir e imprimir datos.
Módulos son procedimientos escritos en el lenguaje de programación Visual Basic, y se usan también para automatizar tareas repetitivas.
Una de las tareas más importantes a la hora de crear una base de datos de Access es el diseño de la base de datos o la planificación de los diferentes objetos que deben formar parte de la base de datos. El diseño debe ser realizado antes de usar Access para crearlos.
El primer paso a la hora de diseñar una base de datos, es el de determinar su propósito. Esto se logra preguntándose preguntas como "¿Qué información necesitaré extraer de la base de datos?" y "¿Para qué aplicaciones se usará esta información?" Después de determinar el propósito de la base de datos, podrá decidir que tablas, formularios e informes requerirá, además de los detalles (campos) que esos registros deberán incluir.
El cuadro de diálogo inicial de Access incluye dos opciones para crear una nueva base de datos:
Base de datos de Access en blanco Esta opción le permite crear una base de datos "desde cero."
Asistentes de Access Esta opción le ayuda a crear su base de datos de negocios o personal.
EJERCICIO En este ejercicio, creará una nueva base de datos usando la opción Base de datos en blanco. Esta base de datos se usará para almacenar información sobre los empleados.
Después de crear un archivo de base de datos, el siguiente paso es crear la tabla o tablas que almacenará su información. Esto se logra desde la Ventana de la Base de datos, que aparece en el Escritorio de Access.
El método más rápido y fácil para crear una tabla, cuando deba crear una base de datos de negocios o personal, es usar el Asistente para tablas.
Para crear una tabla (usando el Asistente para tablas): � En la Ventana Base de datos, muestre el panel Tablas (si no aparece). � Realice uno de los siguientes: � Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas de la ventana de la base de datos, y en el cuadro de diálogo de Nueva tabla, que aparece a continuación, haga clic sobre Asistente para tablas y a continuación haga clic en Aceptar, o bien, � Simplemente haga doble clic en Crear Tabla utilizando el asistente. � Siga las diferentes series de cuadros de diálogo del Asistente para tablas, que aparecen a continuación. En estos cuadros de diálogo, especifique el tipo de tabla que desea crear, los campos que se deberán incluir y el nombre de la tabla. Para moverse de un cuadro de diálogo al siguiente, haga clic en el botón Siguiente. En el último cuadro de diálogo, haga clic en el botón Terminar para mostrar la tabla.
Un campo de una tabla de Access puede ser de uno de los diez tipos de datos diferentes, dependiendo de la información que se almacene en el campo:
Texto Este tipo se usa para campos que contengan datos alfanuméricos, es decir, entradas formadas por texto puro (por ejemplo, nombres) o entradas de texto y números (por ejemplo, direcciones). Los campos que contengan datos numéricos que no se usen para realizar cálculos (por ejemplo, código postal o teléfonos) también pueden definirse como campos de Texto.
Memo Este tipo se usa para campos que contengan enormes datos alfanuméricos.
Numérico Este tipo se usa para campos que contengan datos numéricos, pudiéndose realizar cálculos con ellos.
Fecha / Hora Este tipo se usa para campos que contengan fechas o horas.
Moneda Este tipo se usa para campos que contengan datos monetarios.
Autonumérico Este tipo se usa para campos que requieran de un valor exclusivo (por ejemplo, número de identificación de un empleado) en cada registro. Este valor se calcula e introduce automáticamente por el programa.
Sí/No Este tipo se usa para campos que contengan datos de tipo verdadero / falso.
Objeto OLE Este tipo se usa para campos que contengan objetos vinculados o incrustados, como datos de Microsoft Excel o ilustraciones.
Hipervínculo Este tipo se usa para campos que contengan datos con texto y/o números que representen direcciones de hipervínculos.
Asistente para búsquedas Este tipo le permite escoger una entrada de otra tabla o lista de cuadro combinado.
Cada campo de una tabla de Access posee unas propiedades asociadas con él. Estas propiedades controlan la apariencia (por ejemplo, tamaño y formato) de las entradas del campo, determina si las entradas del campo estarán o no indexadas o el límite de los valores que pueden introducirse en el campo.
EJERCICIO 1. Asegúrese que la Ventana Base de datos está abierta y el panel de Tablas aparece.
Puede introducir registros directamente en la hoja de datos de una tabla desde la Vista Hoja de datos o puede crear y usar un formulario para introducir los registros.
Para cambiar a vista Hoja de datos:
� Desde vista Diseño, haga clic en Ver y Vista Hoja de datos o haga clic en el botón Vista (el primer botón de la Barra de Herramientas); o � En la Ventana Base de datos, seleccione el nombre de la tabla y haga clic en el botón Abrir.
Para introducir registros en la hoja de datos de una tabla:
� Teclee la entrada apropiada en cada campo, usando [TAB] o [INTRO] para desplazarse de campo a campo. Un registro se guarda automáticamente en el momento que se desplace al siguiente registro o cierre la tabla. � Si necesita realizar cambios en el diseño de la tabla, haga clic en Ver y Vista Diseño o haga clic en el botón Vista de la Barra de Herramientas para volver a vista Diseño.
EJERCICIO
En este ejercicio, introducirá registros directamente en la hoja de datos de su tabla Detalles Personal.
En la Vista Hoja de Datos, Ud. puede desplazarse de un registro a otro y de un campo a otro utilizando tanto el ratón como el teclado, tal y como relacionamos aquí.
Después de cerrar una tabla, puede fácilmente volver a abrirla para ver o editar registros. Si ha cerrado la base de datos donde la tabla está almacenada, debe primero abrir esa base de datos.
Para abrir una base de datos:
� Haga clic en Archivo y Abrir o haga clic en el botón Abrir de la Barra de Herramientas. � En el cuadro de diálogo de Abrir, que aparece a continuación, cambie a la carpeta donde se encuentre el archivo de base de datos. � Seleccione el nombre de la base de datos. � Haga clic en el botón Abrir. � Realice uno de los siguientes procesos:
· Para abrir simplemente la base de datos para tener un acceso compartido en un entorno de varios usuarios, haga clic en el botón Abrir (en el cuadro de diálogo) o bien, · Para abrir la base de datos para un acceso de sólo lectura, expanda el botón Abrir (haciendo clic en la flecha abajo situada a la derecha del botón) y seleccione la opción Abrir como de sólo lectura, de la lista que aparece. · Para abrir la base de datos para un acceso exclusivo en un entorno de varios usuarios (lo que previene que otros puedan abrir la misma base de datos), expanda el botón Abrir y seleccione la opción Abrir en modo Exclusivo de la lista que aparece. · Para abrir la base de datos para un acceso exclusivo de sólo lectura, expanda el botón Abrir y seleccione la opción Abrir en modo exclusivo de solo lectura.
Un formulario de Access le permite mostrar la información en una tabla un registro cada vez. Introducir, editar y/o ver datos en vista Formulario es usualmente el método preferido ya que:
� Todos los campos de un registro pueden verse al mismo tiempo. En Vista Hoja de datos, muchas veces debe desplazar la ventana par ver ciertos datos cuando una tabla contiene muchos campos. � Los campos pueden ser colocados en el lugar que desee. Esto puede facilitar la entrada de datos y prevenir errores al introducirlos. � Las entradas de los campos pueden incluir fuentes especiales y otros efectos como por ejemplo, sombreados. Esto puede añadir interés visual.
Puede crear rápidamente un formulario simplemente dejando que el Asistente para Autoformularios lo genere por usted.
Para crear un formulario usando el Asistente para Autoformularios:
� En la Ventana Base de datos, seleccione el nombre de la tabla; o Muestre la tabla en Vista Hoja de datos. � Despliegue el botón Nuevo objeto de la Barra de Herramientas y haga clic sobre Autoformulario de la lista de opciones que aparece. � En la lista que aparece, realice uno de los siguientes: · � Seleccione Autoformulario para crear un formulario en formato de única columna, o bien, · � También puede acceder al Asistente para Autoformularios seleccionando Formulario de la lista del botón Nuevo objeto y seleccionando cualquiera de las siguientes opciones de Autoformulario del cuadro de diálogo de Nuevo formulario: Autoformulario: en columnas(el cual crea el mismo formulario de una columna que el Asistente para Autoformularios tratado encima), Autoformulario: en tabla (el cual crea un formulario en formato columna/fila) y Autoformulario: en hoja de datos (el cual también crea un formulario en formato columna/fila). Luego haga clic en el botón Aceptar.
EJERCICIO En este ejercicio, usará el Asistente para Autoformularios para crear un formulario de una tabla.
1. Asegúrese que la tabla Detalles Personal está abierta.
En vista Formulario, puede desplazarse de un registro a otro registro usando tanto el ratón como el teclado, tal como se describe a continuación.
Después de cerrar un formulario, puede volver a abrirlo cuando lo desee.
Para abrir un formulario:
� En la Ventana de la Base de datos, muestre el panel de Formularios. � Seleccione el nombre del formulario. � Haga clic en el botón Abrir.
Cuando trabaje en la Ventana del Formulario, puede fácilmente cambiar a Vista Hoja de datos (para mostrar todos los registros) y, posteriormente, volver a vista Formulario (para mostrar un registro cada vez).
Para cambiar a Vista Hoja de datos (desde vista de Formulario):
� Haga clic en Ver y Vista Hoja de datos; o � Despliegue el botón Vista (el primer botón de la Barra de Herramientas) y haga clic sobre Vista Hoja de datos de la lista de opciones que aparece.
Para cambiar a vista Formulario (desde Vista Hoja de datos):
� Haga clic en Ver y Vista formulario; o � Despliegue el botón Vista y haga clic sobre Vista formulario de la lista de opciones que aparece.
El método para introducir registros en vista Formulario es esencialmente el mismo que para introducir registros en Vista Hoja de datos. Puede mostrar un registro vacío tanto haciendo clic en Insertar y Nuevo registro o haciendo clic en el botón Nuevo registro, tanto el que aparece en la Barra de Herramientas o el de la Ventana del Formulario.
EJERCICIO En este ejercicio, usará un formulario para introducir registros en la tabla asociada. 1. Asegúrese que el formulario Detalles Personal está abierto y que el registro 1 aparece en el formulario.
Del mismo modo que introduce registros tanto en Vista Hoja de datos o vista Formulario, puede editar los registros en ambas vistas. Simplemente, desplace el punto de inserción hasta el campo apropiado e inserte, elimine y/o reemplace los caracteres necesarios. Cualquier cambio que realice se guardará automáticamente en el momento que se desplace a otro registro (o cierre la tabla o formulario).
Para ayudarle a localizar un determinado registro, Access posee el comando Buscar, el cual busca por la tabla y muestra los registros que contengan una entrada determinada en un campo. Este comando es muy útil en grandes tablas o cuando desee localizar un registro determinado.
Para usar el comando Buscar: � Haga clic en Edición y Buscar o haga clic en el botón Buscar de la Barra de Herramientas. � En el campo Buscar del cuadro de diálogo que aparece a continuación, introduzca el valor a buscar (la entrada del campo que desee encontrar). � Opcionalmente, seleccione cualquier opción de búsqueda necesaria.
Por ejemplo: · Para buscar cualquier aparición del valor buscado, expanda el recuadro Coincidir y seleccione la opción Cualquier parte del campo. (La opción predeterminada es Hacer coincidir todo el campo, que sólo coincide con aquellas entradas que incluyan sólo el valor buscado). · Para buscar sólo la exacta identidad del valor buscado, seleccione la opción Mayúsculas y Minúsculas. Si esta opción no se halla seleccionada, el programa le encontrará cualquier aparición de la búsqueda, sin mirar si va en mayúsculas o minúsculas. Así el sistema hará coincidir Ventas con ventas, etc.
� Haga clic en el botón Buscar siguiente, hasta que el registro deseado sea localizado. � Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
EJERCICIO
1. Abra la base de datos Personal .mdb. Empezará editando un registro en vista Formulario.
También puede eliminar uno o más registros tanto en Vista Hoja de datos como en vista Formulario.
Para eliminar un solo registro (en Vista Hoja de datos o vista Formulario):
� Haga clic en cualquier campo del registro que desee eliminar (en Vista Hoja de datos) o muestre el registro (en vista Formulario). � Haga clic en Edición y Eliminar registro o haga clic en el botón Eliminar registro de la Barra de Herramientas. � Haga clic en el botón Sí del cuadro de mensaje que aparece.
Para eliminar dos o más registros consecutivos (sólo en Vista Hoja de datos):
� Arrastre el puntero del ratón sobre los selectores de los registros que desee eliminar. � Haga clic en Edición y Eliminar (o Edición y Eliminar registro) o haga clic en el botón Eliminar registro de la Barra de Herramientas. � Haga clic en el botón Sí del cuadro de mensaje que aparece.
Access normalmente muestra los registros ordenados por la Clave principal. En la tabla Personal: Detalles, por ejemplo, los registros aparecen listados en orden ascendente según el número personal. A veces, sin embargo, puede desear que la información en una tabla aparezca ordenada de otra manera (por apellido o departamento, por ejemplo). Esto puede ser conseguido ordenando los registros.
Para ordenar los registros en una tabla:
� Haga clic en el campo por el cual desee ordenar los registros. � Para ordenar registros en orden ascendente, haga clic en Registros, Ordenar y Orden ascendente (o la opción Orden ascendente del menú contextual) o haga clic en el botón Orden ascendente de la Barra de Herramientas. Para ordenar registros en orden descendente, haga clic en Registros, Ordenar y Orden descendente (o la opción Orden descendente del menú contextual) o haga clic en el botón Orden descendente de la Barra de Herramientas.
A veces, puede desear ver o trabajar con sólo unos registros determinados de una tabla, por ejemplo, sólo los empleados de un departamento o las ventas de un producto. Un medio para ello es crear un filtro para mostrar los registros que contengan una entrada específica en uno o más campos.
Access posee los métodos Filtro por selección y Filtro por formulario para filtrar registros. Filtro por selección es el método más rápido cuando los registros que desee mostrar deban cumplir una sola condición (por ejemplo, contener una entrada determinada en un campo). Filtro por formulario, por el contrario, se usa cuando los registros deban cumplir múltiples condiciones.
Para usar el método del Filtro por selección: � Seleccione el campo valor que desee encontrar. � Seleccione Registros, Filtro y Filtro por selección (o la opción Filtro por selección del menú contextual) o haga clic en el botón Filtro por selección de la Barra de Herramientas. � Para eliminar el filtro, haga clic en Registros, Quitar filtro u orden (o la opción Quitar filtro u orden del menú contextual) o haga clic en el botón Quitar filtro de la Barra de Herramientas.
Para usar el método de Filtro por formulario: � Seleccione Registros, Filtro y Filtro por formulario o haga clic en el botón Filtro por formulario de la Barra de Herramientas. � En la ventana Filtro por Formulario, que aparece a continuación, introduzca las condiciones del filtro. � Seleccione Registros y Aplicar filtro u ordenar (o la opción Aplicar filtro u ordenar del menú contextual) o haga clic en el botón Aplicar filtro de la Barra de Herramientas. � Para eliminar el filtro, haga clic en Registros y Quitar filtro u ordenar (o la opción Quitar filtro u ordenar del menú contextual) o haga clic en el botón Quitar filtro de la Barra de Herramientas.
Access posee además El Filtro excluyendo la selección, por el contrario, es lo contrario al Filtro por selección ya que muestra todos los registros excepto los que contengan una entrada determinada. Para usar este tipo de filtro, seleccione la entrada apropiada y a continuación, haga clic en Registros, Filtro y Filtro excluyendo la selección (o la opción Filtro excluyendo la selección del menú contextual).
Una Consulta es similar a un filtro en que se usa para extraer parte de los registros que contengan una entrada específica en uno o más campos. Con una Consulta, sin embargo, puede mostrar todos o sólo algunos campos de la tabla. (Un filtro, por el contrario, siempre muestra todos los campos de la tabla)
Aunque Access posee diferentes Asistentes para Consultas para ayudarle a crear una Consulta, se dará cuenta que crear una partiendo “desde cero” es el método más sencillo, al menos para las relativamente más simples.
Para crear una Consulta: � En la Ventana Base de datos, seleccione el nombre de la tabla; o Muestre la tabla en Vista Hoja de datos. � Despliegue el botón Nuevo objeto de la Barra de Herramientas y haga clic sobre Consulta de la lista de opciones que aparece. � En el cuadro de diálogo Nueva Consulta, que aparece a continuación, asegúrese que Vista Diseño está seleccionada y a continuación, haga clic en el Aceptar. � En la ventana de Consulta, que aparece a continuación, seleccione los campos que deban aparecer en la consulta. � Opcionalmente, seleccione el campo por el que aparecerá ordenada. � Introduzca las condiciones de la Consulta bajo los campos apropiados.
También se puede abrir la ventana de la consulta (Vista Diseño) haciendo doble clic en la opción Crear una consulta en vista Diseño, en el panel de Consultas de la ventana de la base de datos. En este caso, ud. Debe agregar la tabla apropiada (o tablas) a la ventana de la consulta.
Para ejecutar una Consulta: � Desde vista Diseño, haga clic en Consultas y Ejecutar o haga clic en el botón Ejecutar de la Barra de Herramientas; o � En la Ventana Base de datos, seleccione el nombre de la Consulta y haga clic en el botón Abrir.
EJERCICIO
1. Abra la base de datos Personal.mdb. 2. Asegúrese que la tabla Detalles Personal está seleccionada en la lista de Tablas.
Puede modificar fácilmente una Consulta creada por usted mostrándola en vista Diseño y realizando los cambios necesarios.
Para mostrar una Consulta en vista Diseño: � Desde la ventana de Consulta, haga clic en Ver y Vista Diseño o haga clic en el botón Vista de la Barra de Herramientas; o � En la Ventana Base de datos, seleccione le nombre de la consulta y haga clic en el botón Diseño.
Las consultas que ha creado hasta este momento, han extraído registros sobre la base de un criterio de texto. También puede introducir una Condición numérica cuando cree una consulta. Un valor numérico puede incluir cualquiera de los siguientes Operadores de comparación:
EJERCICIO En este ejercicio, creará una Consulta de los registros de la tabla Detalles personal (de la base de datos Personal) que incluya una Condición numérica.
Además de los campos de una tabla, puede incluir uno o más campos calculados en una consulta. Un Campo calculado es aquel que contiene un valor basado en el valor de otro campo. Si, por ejemplo, una tabla incluye un campo Salario que muestra el salario anual, podría añadir un Campo calculado que muestre el sueldo mensual de cada persona, tal como se ilustra a continuación.
Para crear un campo calculado, introduzca la expresión que define el campo en la fila Criterios de la ventana de la Consulta (vista Diseño). Esta expresión puede incluir cualquiera de los siguientes operadores aritméticos:
EJERCICIO En este ejercicio, añadirá un campo calculado a su consulta Sueldos mayores (de la base de datos Personal). Este campo calculará y mostrará el salario mensual de cada empleado.
Un informe es una distribución personalizada usada para imprimir registros. Aunque puede realizar la impresión de la información en una tabla o consulta simplemente imprimiendo la hoja de datos de la tabla / consulta, crear un informe es el método preferido ya que: � La impresión puede incluir todos los campos o los que seleccione, presentados de la manera que desee. � Las entradas de los campos pueden ser agrupadas y/o ordenadas. � Pueden calcularse totales, subtotales y porcentajes. � Puede añadir fuentes especiales y otros efectos para mejorar la apariencia. � Puede añadirse información adicional, como un título.
Puede crear rápidamente un informe sencillo con toda la información de una tabla o consulta dejando que el Asistente para Autoinforme lo genere por usted.
Para crear un informe (usando el Asistente para Autoinforme): � En la Ventana Base de datos, seleccione el nombre de la tabla / nombre de la consulta; o Muestre la tabla / consulta en Vista Hoja de datos. � Despliegue el botón Nuevo objeto de la Barra de Herramientas. � De la lista de opciones que aparece: � Haga clic en Autoinforme (para generar un informe con formato en columnas, cada campo aparece en una línea distinta con una etiqueta a su izquierda); o � Haga clic en Informe, haga clic sobre Autoinforme: en tablas, y a continuación haga clic en Aceptar (para generar un informe en formato en forma de tabla).
EJERCICIO 1. Abra la base de datos Personal.mdb. 2. Muestre el panel de Tablas. Abra la tabla Detalles Personal.
Aunque el Asistente para Autoinforme es un método conveniente para generar rápidamente un informe, a veces, querrá presentar sus datos de una manera más sofisticada.
Usando el Asistente para Informes, puede crear un informe que incluya la información de todos o algunos campos. Esta información puede ser agrupada y/o ordenada de la manera que desee y puede aparecer en un gran número de distribuciones y estilos diferentes.
Para crear un informe (Usando el Asistente para Informes): � En la Ventana Base de datos, seleccione el nombre de la tabla / nombre de la consulta; o Muestre la tabla / consulta en Vista Hoja de datos. � Despliegue el botón Nuevo objeto de la Barra de Herramientas y haga clic sobre Informe de la lista de opciones que aparece. � En el cuadro de diálogo de Nuevo Informe, que aparece a continuación, haga clic sobre Asistente para Informes y a continuación, haga clic en Aceptar. � Siga las indicaciones de los siguientes cuadros de diálogo del Asistente para Informes. En estos cuadros de diálogo, especifique los campos que quiera incluir en el informe, la manera en que los registros deben ser agrupados y/o ordenados y la distribución, el estilo y título del informe. Para pasar de un cuadro de diálogo al siguiente, haga clic en el botón Siguiente. En el último cuadro de diálogo, haga clic en el botón Finalizar para generar el informe.
EJERCICIO
En este ejercicio, usará el Asistente para Informes para crear un informe en tabla agrupado. 1. Abra la base de datos Personal.mdb. 2. Asegúrese que la tabla Detalles Personal está seleccionada de la lista de Tablas.
Puede modificar fácilmente cualquier informe mostrándolo en vista Diseño y realizando los cambios necesarios.
Para mostrar un informe en vista Diseño: � Desde Vista preliminar, haga clic en Ver y Vista Diseño o haga clic en el botón Vista de la Barra de Herramientas; o � En la Ventana Base de datos, seleccione el nombre del informe y haga clic en el botón Diseño.
Fíjese que en vista Diseño, un informe está en varias secciones, representando cada sección un área diferente del informe. La ilustración de la página anterior incluye las siguientes:
Encabezado del Informe Contiene la información que aparecerá en la parte superior de la primera página de un informe (por ejemplo, el título). Encabezado de página Contiene la información que aparece al principio de cada página de un informe (por ejemplo, el título de los campos). Encabezado del grupo (Dept) Contiene el nombre del campo por el que se agrupará la información (en este caso, entradas del campo Dept). Detalle Contiene el cuerpo principal del informe (los datos). Pie de página Contiene la información que aparece en la parte inferior de cada página de un informe (por ejemplo, la fecha y número de página). Pie del informe Contiene la información que aparece en la parte inferior de la última página del informe (por ejemplo, un total). En esta ilustración, el Pie del informe está vacío.
Dentro de cada sección existen varios controles, que representan los títulos de los campos, entradas, así como el título, fecha y número de página.
EJERCICIO
Aunque el comando Autocorrección puede ayudarle a corregir errores ortográficos de una tabla, no detecta todos los errores. Por lo tanto, Access posee un Corrector ortográfico para ayudarle a mejorar su trabajo.
Para usar el Corrector ortográfico: � Para revisar toda la tabla, seleccione el primer campo del primer registro ( o desplace el punto de inserción a ese campo), o Para revisar un solo campo, uno o más campos consecutivos, un solo registro o uno o más registros consecutivos en una tabla, seleccione el campo o el registro correspondiente. (Para seleccionar campos consecutivos, arrastre el puntero del ratón sobre los selectores de campo, para seleccionar registros consecutivos, arrastre el puntero del ratón sobre los selectores de registro). Ud puede también revisar una o más entradas de campo seleccionando la entrada o entradas en cuestión.
� Haga clic en Herramientas y Ortografía o haga clic en el botón Ortografía de la Barra de Herramientas.
� En el cuadro de diálogo de Ortografía, que aparece a continuación, elija la opción adecuada cuando se encuentre un posible error ortográfico: · Ignorar salta la palabra marcada. · Ignorar todas salta la palabra marcada y todas las apariciones de ésta. · Cambiar reemplaza la palabra marcada por la palabra que ha seleccionado o introducido. · Cambiar todo reemplaza la palabra marcada y todas las apariciones de ésta por la palabra que ha seleccionado o introducido. · Agregar salta la palabra marcada y añade la palabra al diccionario especificado. · Autocorrección salta la palabra marcada y añade la palabra al diccionario de Autocorrección. · Sugerir muestra palabras con las que puede reemplazar el error, si hay disponibles.
Access le facilita copiar, cambiar el nombre o eliminar un objeto de la ventana de la Base de datos.
Para copiar un objeto: � Seleccione el objeto que desee copiar. � Haga clic en Edición y Copiar (o la opción Copiar del menú contextual) o haga clic en el botón Copiar de la Barra de Herramientas. � Haga clic en Edición, Pegar (o la opción Pegar del menú contextual) o haga clic en el botón Pegar de la Barra de Herramientas. � En el cuadro de diálogo de Pegar como, que aparece a continuación, introduzca el nombre de la copia. � Haga clic en Aceptar.
Para cambiar el nombre de un objeto: � Seleccione el objeto al que desee cambiar el nombre. � Haga clic en Edición, Cambiar nombre (o la opción Cambiar nombre del menú contextual) o pulse F2. � Teclee el nuevo nombre y Pulse [INTRO].
Para eliminar un objeto: � Seleccione el objeto que desee eliminar. � Haga clic en Edición, Eliminar (o la opción Eliminar del menú contextual). � En el cuadro de mensaje que aparece a continuación, haga clic en Sí.
Con el Asistente para importación de hojas de cálculo, puede fácilmente crear una tabla importando los datos de una aplicación de hojas de cálculo, como Microsoft Excel. Cuando realice una operación de importación, el programa no sólo establece la información en formato de tabla si no que asigna el tipo de datos apropiado a cada campo.
Para importar los datos de una hoja de cálculo en una tabla de Access: � Abra la base de datos donde deba aparecer la tabla. � Haga clic en Archivo y Obtener datos externos, seguido de Importar. � En el cuadro de diálogo de Importar, que aparece a continuación, despliegue el cuadro de Tipo de archivo y seleccione la aplicación de la hoja de cálculo apropiada. � Cambie a la carpeta donde el archivo de hoja de cálculo se encuentra. � Seleccione el nombre del archivo y a continuación, haga clic en el botón Importar. � Siga los pasos de los cuadros de diálogo del Asistente para importación de hojas de cálculo. Para pasar de un cuadro de diálogo al siguiente, haga clic en el botón Siguiente. En el último cuadro de diálogo, haga clic en el botón Finalizar para completar la operación.
Asuma que usted es el secretario/a de un club social y ha decidido usar Access para crear una base de datos para ayudarle a mantener los registros de los diferentes miembros.
1. Cree una base de datos llamada Datos Club.mdb.
2. En la base de datos, use el Asistente para tablas para crear una tabla, llamada Detalles Miembros, que incluya los campos listados debajo. Para determinar el tipo de datos de cada uno de los campos, mire la tabla del paso 3 que muestra los registros que deben ser introducidos en la nueva tabla.
Socio Nº Apellido Nombre Categoría Cuota Actividad
3. Introduzca los siguientes registros en la hoja de datos de la tabla Detalles Miembros:
4. Utilice el corrector ortográfico y revise todos los registros para buscar errores.
5. Usando el Asistente para Autoformularios, cree un formulario de la tabla Detalles Miembros. Guarde el formulario con el nombre Detalles Miembros.
6. Jimmy Jones ha dejado de jugar a golf y ha empezado la natación. María Hanson ha dejado la natación y ha empezado a jugar a tenis. Marion Miles es ahora socio completo y su cuota ahora es de 10000. Edite los registros de estos tres socios y actualice los campos. (Use el formulario Detalles Miembros para ello). 7. Cree una Consulta que seleccione los registros de los miembros que juegan a tenis. Incluya los campos Socio Nº, Apellido, Nombre y Categoría en el listado, ordenados por apellido. Guarde la Consulta con el nombre Tenis.
8. Ejecute la Consulta.
9. Cree una Consulta que seleccione los registros de los miembros que son socios de la categoría completo que juegan a tenis. Incluya los campos Socio Nº, Apellido y Nombre en el listado y ordene los registros por apellido. Guarde la consulta con el nombre Completo Tenis.
10. Ejecute la Consulta.
11. Usando el Asistente para Informes, cree un informe, llamado Cuota socios, que incluya todos los campos de la tabla Detalles Miembros excepto Socio Nª. Agrupe los registros por categoría y ordénelos por apellido.
12. Imprima el informe.
13. Cierre la base de datos.
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