Es una función de algunos programas que te permite agrupar una serie de acciones e instrucciones en un solo comando, de tal forma que cuando necesites realizarlas, podrás ejecutarlas a través de un solo ícono, una única instrucción en el menú o una simple combinación de teclas.

El término proviene de “macro-comando”, o sea un único comando o única operación que contiene varias.

Cuando utilizas una macro, ahorras tiempo, ya que te permitirte realizar una tarea sin tener que seguir los pasos que requieres para ejecutarla.

Existen algunas tareas, como dar formato a un texto, que todos utilizamos frecuentemente, es por ello que éstas se incluyen en macros predeterminadas de Microsoft Word.

Por ejemplo, si la tarea es dar formato de negritas a un texto:

1. Seleccionas el texto
2. Pulsas el icono de la barra de herramientas de formato.

O utilizas el teclado para activar la misma tarea

1. Seleccionas el texto
2. Pulsas la combinación de teclas Control + N

Si estas macros para dar formato a un texto, no estuvieran incluidas en Microsoft Word, tendrías que seguir varios pasos:

1. Seleccionar el texto para dar formato de negritas
2. Abrir el menú <Formato>
3. Seleccionar la opción <<Fuente…>>
4. Seleccionar la carpeta [Fuente]
5. Seleccionar el Estilo de fuente: Negrita
6. Pulsar el botón Aceptar

Dependiendo de tu actividad, hay tareas que realizas de manera cotidiana, como por ejemplo:

• Convertir un texto a tabla y que tengas que aplicarle a ésta un formato especial.
• Dar un formato especial a un texto o generar etiquetas, ….
• Generar una gráfica a partir de una serie de datos

Para ello te recomendamos que utilices y generes las macros personalizadas que te permitan ejecutar dichas tareas de inmediato a través de un ícono, de una instrucción del menú o de la combinación de teclas.

Existen dos formas de generar una macro:

1.- A través de un administrador de proyectos, incluido en Microsoft Word, en el que se programan las macros en el lenguaje Microsoft Visual Basic.

2.- A través de la herramienta "Grabar una Macro", de Micosoft Word que facilita su creación si no tienes experiencia en programación.  Este tutorial muestra cómo utilizarla.

Antes de iniciar el “grabado” de una macro te recomendamos que:

ü      Tomes en cuenta que una vez activada la ventana, toda acción quedará grabada, razón por la cual es conveniente escribir una lista de cada uno de los pasos que la macro deberá realizar y posteriormente ejecutarlos, con el fin de comprobar que estén bien secuenciadas las acciones y movimientos incluidas en la macro.

ü      Cuando diseñes una macro, estructúrala de tal manera que pueda ser ejecutada en varias tareas y no solamente en una acción específica.

ü      En caso de tener alguna duda al grabar comandos, utiliza el botón para detener la grabación.

ü      Considera que NO todos los movimientos o acciones que realizas pueden ser grabados en una macro, por ejemplo: seleccionar un texto u objeto con el ratón.

ü      Es importante que al grabar una macro, ubiques el cursor en la posición exacta dentro del documento, ya que existen diversos comandos que inician su tarea a partir de donde éste se localiza; por ejemplo en el comando <<Buscar>>, le indicas a Word que realice la búsqueda de un texto, y comienza la búsqueda a partir de donde se encuentra el cursor. Si el cursor esta a la mitad del documento, iniciará la búsqueda desde allí hacia abajo.

Puedes elegir entre dos diferentes caminos que te ofrece Microsoft Word para grabar una macro:

a) A través de la Barra de Menús:

En el Menú <<Herramientas>> selecciona la opción <<Macro>>, y después la opción <<Grabar nueva macro>>

b) A través de la Barra de Estado:

Localiza el ícono GRB, ubicado en la parte inferior de la ventana del programa,  y sobre este pulsa dos veces el botón izquierdo del ratón (doble clic). Observa que cuando está activo este comando se presentan las siglas GRB (Grabando) en color negro.

Ambos caminos te llevan al siguiente cuadro de diálogo:

·    Conoce la Barra de herramientas para “Grabar Macro”

Esta barra de herramientas permite terminar o hacer pausa en la grabación de la macro; si pulsas el botón  “Pausar Grabación” el cursor cambia de 9 a su apariencia normal.

Ya tienes grabada la macro en las dos opciones (plantilla o documento) que elegiste, ahora es necesario saber cómo ejecutarla.

·   a) Por medio del menú “Ejecutar macro”

1. En el Menú <Herramientas> selecciona la opción <<Macros>> selecciona la opción <<<Macros>>> y se presenta el siguiente cuadro de diálogo:

·    b) Por combinacion de teclas

Puedes ejecutar una macro a través de combinación de teclas, por ejemplo Microsoft Word tiene la macro para dar formato negritas a un texto seleccionado, con la combinación de teclas Ctrl +  N . Las macros de tu creación también pueden ser ejecutadas por una combinación de teclas que tu mismo elijas; procura no utilizar las que ya han sido elegidas para otras macros:

1.- En el menú <Herramientas> selecciona la opción <<Personalizar…>> selecciona la carpeta [Comandos],  y pulsa el botón [Teclado…], se presentará el siguiente cuadro de diálogo:

·    c) Por medio de un menú personalizado

c.1)  Crear un menú personalizado a la Barra de Herramientas

1. En el menú <Herramientas> elige la opción <<Personalizar…>> y selecciona la carpeta de [comandos], se presenta el siguiente cuadro de diálogo:

c.2) Agrega una macro a un menú personalizado

Una vez que tienes tu menú personalizado (Macros en el ejemplo utilizado), puedes crear accesos directos a las macros que desees.  En la misma ventana del paso anterior, realiza el siguiente procedimiento:

c.3) Eliminar una macro de un menú personalizado

Cuando quieras quitar una macro de tu menú personalizado, debes hacer lo siguiente:

1. En el menú <Herramientas> selecciona la opción <<Personalizar…>>.
2. En la nueva ventana que aparece, selecciona la carpeta [comandos]. Deja esta ventana activa y  pasa al punto 3.

Para finalizar, presiona el botón de cerrar.

·    d) Ejecutar macros a través de íconos en una barra de herramientas personalizada

Para ejecutar una macro desde un icono, debes hacer lo siguiente:

d.1)  Creación de una nueva barra de herramientas

1. En el menú <Herramientas> seleccionar la opción <<Personalizar…>>, selecciona la carpeta [Barras de Herramientas], y se presentará el siguiente cuadro de diálogo:

d.2) Incorporando los íconos.

Ahora vamos a agregar los íconos o botones, con las macros que realizamos, a la nueva barra de herramientas.